仕事をする上で大事なビジネスマナーの中でも、基本の電話対応。いざ電話に出てドギマギしないように、おさらいしておきましょう!

①電話に出る前に

まず電話に出る前に、メモと筆記具を用意しましょう。仕事を始めたばかりだと聞いたことのない会社名や専門用語なども出てきます。間違えて伝えないようにメモを用意しておくと安心です。

②電話を受けたときのマナー

待たせるのは失礼なので、なるべく3コール以内に電話に出ましょう。相手が名乗ったら、「いつもお世話になっております」と答えましょう。自分自身が会ったことのない相手であっても、会社を代表して挨拶をしているためビジネスマナーとして必ず使うようにしましょう。取り次ぐ場合は、保留ボタンを必ず押し、長くかかりそうな場合は折り返すようにします。

③電話中のマナー

目の前に相手がいない電話はつい気が緩んでしまうこともありますが、意外と声で相手に態度は伝わるものです。なるべく明るい声を出すにために、笑顔で話してみましょう。また、謝罪時には見えなくても頭を下げ真摯に対応することが大切です。

④電話を終えたら

基本的に電話は掛けた方から切るのがマナーです。先に切る場合、受話器を置く前にフックを押すと、ガチャンという音がせずスマートです。また切る前には必ず「ありがとうございました」や「失礼します」という言葉を忘れずに。

☆よくあるトラブル☆

・相手が名乗らないとき

よくあるのが、相手が名乗らず取り次ぎを急かされること。しかし、どんな時でも必ず相手の社名と氏名を確認しましょう。「申し訳ありませんが」や「失礼ですが」と言ってから聞けば角も立たず、その後の取り次ぎもスムーズになります。

・相手の声が聞き取れなかったとき

早口の人や、声の小さい人、滑舌の悪い人など、電話の声が聞き取れないトラブルはよく起こります。はっきり聞こえていないのに、聞き直すことを恐れて取り次ぎをしてしまうのは危険です。その場合「お電話が少し遠いようです」と言うことで、相手のせいにせず円滑に聞き直すことができます。

まとめ

電話応対は慣れることが一番大切です。失敗を恐れずにとにかく積極的に電話に出てみましょう。電話に慣れれば他の仕事もはかどること間違いなしです!