今、労働市場では、フリーランスなど雇用という形にとらわれない自由な働き方が活発化しています。このような人材が多いことで、企業の採用担当者が履歴書や職務経歴書に目を通しても、ひとりひとり雇用形態や業務内容もさまざまで何を基準にして採用可否を判断すべきか迷っているということもあるようです。
そこで、注目を集めているのが「リファレンスチェック」です。人物の採用可否を判断する手段のひとつとして取り入れる企業もあるようですが、リファレンスチェックについてあまり理解できていない方も多いのではないでしょうか。この記事では、リファレンスチェックの目的や注意点などを解説します。
リファレンスチェックとは「身元照会」のこと
リファレンスチェックとは中途人材の採用活動内において、候補者や内定者の実績、仕事ぶり、在籍期間など、その人に関する情報を以前に勤めていた企業に問い合わせて人物像をチェックするいわゆる身元照会のことです。
リファレンスチェックをおこなうタイミング、照会先、実施パターン、確認事項などは企業それぞれで異なり、明確な規定やルールはありません。ただし、多くの場合、その人材の職務実績や働きぶりに関して照会することを指し、個人情報に関わるような重要な項目については開示されないよう厳密に保護されています。
リファレンスチェックの目的・メリット
次に、何のために企業がリファレンスチェックをおこなうのか、そのメリットを解説します。
1.入社前にミスマッチを防ぐ
まずは、入社前の段階で、企業と内定者または候補者のミスマッチを防ぐためです。同僚や上司など第三者からの評価をもとに、書面では把握できない実際の仕事ぶりや活動スタイルを企業が求めている人材かどうかを確認することができます。ほかにも、遅刻や欠勤、休職期間など求職者から直接確認しづらいことを、このリファレンスチェックで解消することができます。
2.早期離職を防ぐ
また、ミスマッチを防ぐことで早期離職を防ぐというメリットもあります。早期離職は企業にとってメリットはありません。採用活動も振出しに戻ってしまうため、事前のリファレンスチェックで自社に合う人材かどうかを見極められれば、企業としても無駄がなく社員の定着率アップにもつながります。
3.採用コストを削減する
2とも少し重なりますが、リファレンスチェックをすることで採用活動の無駄を減らすことができ結果的に採用コストを削減できる可能性も高まります。「リファレンスチェックをおこなうことで時間や手間がかかるのでは？」と思うかもしれませんが、やっとの思いで採用した人材が早期離職してしまうことほど無駄なことはありません。
参考として、エン・ジャパン株式会社の調査によると、社員1人が入社3か月以内に離職してしまった場合、その損失額は【総計187.5万円】というデータが算出されています。（エン・ジャパン株式会社「なぜ人は辞めるのか？退職を科学する」）
早期離職は膨大なコストがかかるため、事前のリファレンスチェックで防ぐことができれば非常に大きなメリットといえるのではないでしょうか。
リファレンスチェックの注意点・デメリット
とはいえ、企業がリファレンスチェックをおこなうにはいくつかのデメリットもあります。トラブルに発展しないよう導入前にきちんと確認しておきましょう。
1.チェックの手間がかかる
まずは、リファレンスチェックをおこなうことで当然その分時間をとられてしまうという点です。実施にあたって必要な各種書類の作成や同意取得手順の確認など、各プロセスで手間を感じるはずですので、採用活動計画におけるスピード感や余裕を持ったスケジュール調整が必要でしょう。
2.企業イメージを低下させるおそれがある
また、候補者や内定者に対しリファレンスチェックをおこなうことを伝えると、自社に対するイメージを低下させてしまうおそれもあります。必ず事前にリファレンスチェックをおこなうことを候補者や内定者に伝えなくてはなりませんが、説明が不十分だと「なぜチェックされるんだろう」「信用されていないのかな」と不安にさせてしまいます。
企業に対するイメージを低下させないためにも、明確な説明を怠らないことが大切です。
3.選考辞退・内定辞退になるおそれがある
企業イメージを低下されることによって、選考辞退・内定辞退につながるおそれもあります。選考をするうえで母集団形成が非常に大切ですが、リファレンスチェックの有無によってその母集団が減少してしまうと、その後の選考にすすんでいく人材の層も薄くなってしまうため注意しなくてはなりません。
ただし、このリファレンスチェックによって企業の損害やデメリットをなくすことができ優秀な人材を採用できるとなればメリットも大きいので、企業の「採用」における課題やゴール設定によって考え方が変わるといえるでしょう。
4.個人情報保護法にふれてしまうおそれがある
また、やり方次第では個人情報保護法に抵触してしまうおそれがあるという点も注意が必要です。2でも述べたように、リファレンスチェックをおこなう場合は、必ず候補者または内定者に対しリファレンスチェックをおこなう旨を説明し同意を得る必要があります。ここできちんと本人の同意を得ていれば問題ありません。
また、リファレンスチェックの結果が直接内定に影響するようなことはあってはなりません。これについては、労働契約法に理由が定められています。簡単にいえば、正当な理由がないのに契約を解除することはできないということです。企業がなにか不利益を被った場合は安易に内定を取り消すようなことは避け、トラブルを防ぐためにも専門家に対応してもらうようにしましょう。
5.リファレンスチェックの回答に不安がある
時間をかけてリファレンスチェックを実際におこなったとしても、照会先から得られる回答がすべて正しい情報かどうかわからない点もデメリットのひとつではないでしょうか。候補者または内定者が、以前の職場においてどのような人間関係だったのによっても回答の良し悪しが左右されることもあるため、企業が欲しい情報を確実に得られるという保証がない点はリファレンスチェックの弱点といえます。
リファレンスチェックの流れ
リファレンスチェックは、以下のように進んでいきます。あっさりした流れに思えますが、丁寧な準備が大切です。
1.リファレンスチェックについて説明・承諾を得る
2.リファレンスチェックをおこなう先（企業など）を探す
3.照会先を連絡を取り、実施の説明・日程調整をする
4.リファレンスチェックを実施する
5.照会内容を精査し、まとめる
リファレンスチェック先としては前職の企業・部署などがメインですが、候補者自身に提示してもらうのか採用する側が探すのか、事前にきちんと決めておくようにしましょう。
あくまでも手段のひとつと考えること
リファレンスチェックにはメリットもあればデメリットとも考えられるところがあり、すべての企業がやるべきこととは言い切れません。しかし、採用の失敗が続いていたり社員の定着率に悩んでいたりする企業にとっては、問題解決に有効な手法となる可能性があります。
また、リファレンスチェックによって候補者または内定者の客観的な評価を知ることができますし、選考段階でスクリーニングすることもできるので、結果的に質の良い選考活動を実現できる可能性もあります。ただし、あくまで効果的な採用を実現する手段のひとつととらえ、候補者または内定者に対し公平な視点で評価するようにしましょう。
もし、リファレンスチェックの導入を検討しているなら、質問内容、同意の取得方法、リファレンスチェックの手法、採用計画・スケジュールなどを再確認し、万全の準備でおこなうようにしてください。
適性検査の活用も検討して
「リファレンスチェックの導入はちょっと……」とお考えなら、他のスクリーニング手法として適性検査の活用も検討してはいかがでしょうか。適性検査は選考時のスクリーニングだけではなく、入社後の人事配置やマネジメントにも大いに役立てられます。適性検査の結果はデータとして蓄積されていくので、自社に採用ノウハウとして残ることも大きなメリットです。
弊社でも、人材紹介サービスの登録をおこなうときなど、適性検査を活用し、データをもとに適した求人の紹介をおこなっております。適性検査もリファレンスチェック同様に「採用を決定づける唯一の方法」というわけではないですが、確度の高い採用を実現するための有効な手段のひとつといってよいでしょう。
採用活動に正解はなく、適する人材も採用手法も企業によってさまざまです。自社に合った採用活動ができるよう弊社としてもお力添えできればと思いますので、まずはぜひ一度ご相談ください。
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